El anexo RGPD de su contrato : usted es responsable del tratamiento de los datos de sus jinetes, nosotros somos el encargado – con compromisos precisos.
Este texto es una traducción de cortesía. En caso de divergencia, prevalece la versión francesa.
El presente acuerdo de tratamiento de datos (« DPA ») constituye el anexo RGPD de las Condiciones generales de servicio y se aplica de pleno derecho a todo Cliente del Servicio Equimondo. Materializa las obligaciones previstas en el artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (« RGPD »).
Respecto de los datos personales introducidos o importados en el Servicio por el Cliente (jinetes y sus representantes legales, propietarios de équidos, miembros del equipo, proveedores), el Cliente es responsable del tratamiento y EQUIMONDO es encargado del tratamiento, y actúa únicamente siguiendo instrucciones documentadas del Cliente, siendo la primera instrucción el propio contrato.
EQUIMONDO aloja, almacena, organiza, estructura, consulta para asistencia, respalda, restituye y suprime los datos por cuenta del Cliente, con la única finalidad de prestar las funcionalidades del Servicio : gestión de los caballos y de sus cuidados, planning y reservas, seguimiento pedagógico, comunicación con los jinetes, facturación y cobros, sitio web del Cliente. La duración del tratamiento es la del contrato, ampliada con los plazos de reversibilidad previstos.
El Servicio está diseñado para la gestión de jinetes menores de edad por parte de estructuras profesionales. El Cliente garantiza que la recogida de los datos de menores se realiza ante sus representantes legales o con su acuerdo, y que les facilita la información prevista en los artículos 12 a 14 del RGPD.
El Servicio no está destinado al almacenamiento de datos denominados sensibles (artículo 9 del RGPD), en particular datos de salud humana. El Cliente se compromete a no consignar en él tales datos, con excepción de la información estrictamente necesaria para la seguridad de las actividades (contacto de urgencia, mención de una contraindicación comunicada por la familia), que trata bajo su exclusiva responsabilidad y con minimización. Los datos relativos a los équidos (cuidados, registro de cría) no son datos personales, salvo cuando se refieren a una persona identificable.
El Cliente autoriza de manera general el recurso a los subencargados enumerados en la Política de privacidad (en particular OVH, Stancer, Brevo, Spot-Hit, Mistral AI, Yousign, y Google únicamente para la sincronización opcional de las agendas). EQUIMONDO informa al Cliente de toda incorporación o sustitución prevista con al menos treinta (30) días de antelación ; el Cliente puede formular objeciones legítimas y, a falta de acuerdo, resolver sin penalización. EQUIMONDO celebra con cada subencargado un contrato que impone obligaciones equivalentes a las del presente DPA y sigue siendo plenamente responsable ante el Cliente de su ejecución.
Medidas técnicas y organizativas aplicadas : cifrado TLS de todas las comunicaciones ; arquitectura multiinquilino con separación estricta de los datos de cada estructura ; autenticación individual de los usuarios y gestión detallada de los permisos por el Cliente ; consultas a la base de datos preparadas y parametrizadas ; accesos de administrador restringidos (SSH por clave, filtrado IP) ; registro de actividad ; copias de seguridad diarias cifradas en servidores dedicados en Francia con acceso restringido ; procedimiento de gestión de vulnerabilidades e incidentes.
Los Datos del Cliente se alojan y se respaldan exclusivamente en la Unión Europea (Francia). En el marco del presente DPA no se realiza ninguna transferencia de datos personales fuera de la UE, con dos excepciones : (i) la sincronización con Google Calendar, si y solo si el Cliente o su usuario la activa, amparada por el Data Privacy Framework y las cláusulas contractuales tipo ; (ii) los tratamientos de mejora realizados exclusivamente sobre datos anonimizados, que ya no constituyen datos personales.
El Cliente puede, como máximo una vez al año y con un preaviso de treinta (30) días, verificar el cumplimiento del presente DPA sobre la base del expediente de conformidad facilitado por EQUIMONDO (descripción de las medidas, certificados, lista de subencargados). Es posible una auditoría in situ, realizada por un tercero independiente no competidor y sujeto a confidencialidad, cuando se demuestre la insuficiencia del expediente, a cargo del Cliente y sin perturbar la seguridad ni el servicio debido a los demás clientes.
Al finalizar el contrato, el Cliente exporta él mismo y de forma gratuita la totalidad de sus datos en formatos estándar, durante sesenta (60) días. Transcurrido ese plazo, EQUIMONDO suprime los datos de los sistemas activos y purga las copias de seguridad por rotación en un plazo de tres (3) meses, salvo obligación legal de conservación (documentos contables : 10 años). A petición escrita se expide un certificado de supresión.
Cada parte responde de los daños causados por un tratamiento contrario a sus propias obligaciones en virtud del RGPD. Los límites de responsabilidad de las condiciones generales de servicio se aplican al presente DPA, salvo disposición imperativa en contrario. En caso de contradicción entre el DPA y las condiciones generales de servicio sobre una cuestión de protección de datos, prevalece el DPA.