Mi madre lleva su centro hípico desde hace más de cuarenta años. Con un cuaderno, un teléfono fijo y una memoria que todavía me impresiona. Sabe qué poni monta qué niño el miércoles a las 16 h, quién ha pagado su bono y qué caballo ha recibido su desparasitante. Bueno, casi.
Porque la memoria, incluso la suya, tiene agujeros. Una licencia que se olvida renovar. Una hora que se olvida descontar del bono. O, peor, que se descuenta dos veces. Y entonces ya no es un olvido, es una conversación tensa al borde de la pista con un padre que sí ha contado. Funcionaba gracias a ella. Era a la vez lo que sostenía el club y el problema.
Lo entendí de verdad una noche. Bajaba la escalera a las 2 de la madrugada, y ahí estaba, en la mesa de la cocina, con sus papeles. Como todas las noches, en realidad; simplemente nunca la había visto a esa hora. Busqué si existía algo. Existían cosas. Demasiado complicadas, demasiado caras para un club como el suyo. Así que escribí una pequeña aplicación, para ella. De ahí salió Equimondo.
Es la idea más contraintuitiva de este artículo, y la única que de verdad cuenta. Cuando un gerente me dice « quiero ganar tiempo », le respondo que primero va a perder un poco. No mucho: con la importación de ficheros, vengan de otro programa o de una hoja escrita a mano, jinetes y caballos están en Equimondo en cinco minutos. Pero luego habrá que acostumbrarse a mirar una pantalla en vez de un cuaderno.
Lo que cambia no es la velocidad a la que el gerente hace las cosas. Es que ya no las hace. Tomemos una inscripción a un curso. Sin software: el padre llama, el gerente descuelga, apunta en el cuaderno, pregunta el nivel, explica el precio, recuerda que hace falta la licencia, cuelga, olvida anotar el teléfono, vuelve a llamar al día siguiente. Diez minutos de la vida del gerente, a trozos, en medio de otra cosa.
Con un software: el padre abre el móvil un domingo por la noche, ve los cursos, el nivel exigido, el precio, se inscribe, paga. El gerente ve una línea más en su planning el lunes por la mañana. El trabajo no se ha acelerado. Lo ha hecho otra persona, en el momento en que esa persona tenía tiempo de hacerlo.
Eso es un software de gestión para un centro hípico: una transferencia de carga. De usted hacia sus jinetes, para lo que les concierne. De usted hacia la máquina, para lo que se repite. Lo que queda es lo que nadie hará nunca en su lugar: enseñar, cuidar, decidir.
Mi madre nunca ha contado el tiempo que pasa al teléfono. Yo, una noche, lo conté por ella. Entre las 18 y las 21 h: padres que cambiaban una clase, un propietario que preguntaba si su caballo llevaba la manta, dos personas que querían un precio, una que preguntaba si el club abría en vacaciones. Nada anormal. Nada grave. Tres horas.
Ese coste no aparece en ningún extracto. Es un coste en noches, en concentración, en paciencia. Y también es tiempo que no se pasa con la familia. Es precisamente porque no aparece en ninguna parte por lo que se le deja crecer durante cuarenta años.
Y ha cambiado de forma. Hoy, muchos gerentes ya no descuelgan. Ven acumularse las llamadas perdidas entre dos clases, y no devuelven la llamada. Pero piense en la persona del otro lado: ha encontrado su centro en internet, llama, no contesta nadie. Si su web le propone reservar en tres clics, reserva. Es un jinete más. Si su web no propone nada, llama al club siguiente del mapa.
Un software de gestión de centro hípico no hace desaparecer esos costes. Los hace visibles. Y lo que es visible se puede gestionar.
Veía a los monitores de mi madre solicitados sin parar por los padres, al borde de la pista, durante la clase. « ¿Cuántas horas me quedan en el bono? » « La semana que viene no vengo. » El monitor decía que sí, claro, y se le olvidaba. Forzosamente: tenía cinco jinetes en pista y un poni que no quería pasar la barra. El miércoles siguiente, la plaza se había guardado para un niño ausente, y a otra familia se le había dicho que estaba completo.
Póngase ahora en el lugar de una madre de dos hijos jinetes. Gestiona sus citas médicas en una aplicación, su compra en otra, su tren en una tercera. Y para la equitación, tiene que pillar al monitor entre dos clases, o llamar entre las 18 y las 19 h, justo cuando el gerente está dando clase. No se lo reprocha. Pero compara, sin decirlo.
Lo que el jinete espera no es un capricho tecnológico. Es ver, desde su móvil, los horarios disponibles, lo que le queda en el bono, las facturas, el progreso de su hijo, y poder reservar sin molestar a nadie. Cuando un club le ofrece eso, no lo ve como tecnología. Lo ve como respeto. Y un jinete respetado vuelve en septiembre.
« Software de gestión » puede significar cualquier cosa, así que seré preciso. Lo que debe hacer sin usted:
Y lo que debe dejarle:
Es la objeción que más oigo, y le voy a sorprender: la segunda mitad es perfectamente aceptable. Los llamo los irreductibles, con cariño, y mi madre es uno desde hace cuarenta años. Esos gerentes que quieren seguir en papel. ¿Y sabe qué? Tienen razón. Si les va bien, es lo principal, porque emprender es ante todo un placer, y no se le pone una espina en el casco a un caballo que va derecho.
El tiempo, en cambio, ya no es una objeción. Cinco minutos para importar sus jinetes y sus caballos desde un fichero o desde sus hojas escritas a mano, y el resto se construye con el uso. Los gerentes a los que acompaño nunca dan el paso « el mes tranquilo », porque el mes tranquilo no existe. Lo dan el día en que se hartan. Una gerente dio el paso después de descontar dos veces el mismo bono a una familia que llevaba sus cuentas mejor que ella.
La pregunta que me hacen es « cuánto cuesta ». Siempre respondo con otra: « cuánto aporta ».
Aporta las llamadas que no contestó y que reservan igualmente. Aporta las dos plazas de la clase del martes, que la lista de espera llena sola. Aporta la pensión que ya no se olvida facturar, el bono que ya no se descuenta dos veces, y por tanto el cliente que ya no se pierde por una historia de diez euros. Aporta sus noches.
En Equimondo, todo lo que toca a la organización de su estructura y a sus caballos es gratis, para siempre. Así que puede hacer el cálculo sin riesgo: abra la reserva en línea y cuente simplemente, al cabo de un mes, los jinetes que no habría tenido.
Hay 900 estructuras que trabajan hoy con Equimondo, y 120 000 jinetes que se conectan cada mes. Mi madre no está entre ellas. Tiene su cuaderno, y está en su derecho. Pero si algún día baja la escalera a las 2 de la madrugada y se ve en la mesa de la cocina, sabrá que existe otra cosa.
Lectura recomendada
Equimondo es gratis de por vida para todo lo que toca a sus caballos.
Es justo donde más cambia las cosas. En un club pequeño, el gerente lo hace todo, y es a él a quien el software alivia primero. Una estructura de 40 jinetes gana proporcionalmente más que una de 400.
Cinco minutos para importar jinetes y caballos desde el fichero de otro programa o desde sus hojas escritas a mano. Los jinetes se acostumbran a reservar en línea en dos semanas.
Lo están esperando. La pregunta que se hacen es más bien: ¿por qué no era ya posible?
Entonces siga. Un gerente que se encuentra cómodo con su cuaderno gestiona mejor que un gerente forzado a usar un software. El día en que el cuaderno le pese, cinco minutos bastarán.